|
Rutine for bestilling av dokumenter Formål og omfang Sikker håndtering av sensitive opplysninger. Målgruppe Alle som har fullmakt til å bestille innsyn i mapper fra IKA Finnmark. Ansvar og oppfølging Leder på avdelinga Gjennomføring/aktivitet Henvendelse vedrørende Innsyn i egen journal skal registres i Elements Den som mottar henvendelsen om innsyn i egen journal påfører Navn - fødselsnummer – tydelig tekst om hvilken journal. Bestiller undertegner bestillingen Godkjent bestiller leverer krav om innsyn på papir til Arkivet i lukket konvolutt Arkivtjenesten oppretter ny sak – «Innsyn i egen journal» i sak/arkivsystemet Arkivtjenesten registrerer innsynsforespørselen Arkivtjenesten sender via SvarUT, «Ber om innsyn i egen journal" til IKA Finnmark IKA Finnmark sender via SvarInn «svar på innsynsforespørselen» til postmottak@tana.kommune.no Arkivtjenesten registrerer mottatt svar på Innsynsforespørselen, og fordeler til rett saksbehandler Saksbehandler av journalen vil da få melding om at det er kommet post som skal behandles i Elements Bestiller er ansvarlig for at dokumentene er gjennomgått og kvalitetssikret før innsynsbegjærer får tilgang til dokumentene Dokumentene skal ikke sendes innsynsbegjærer på e-post Rapportering Avvik rapporteres til Arkivleder Avvik Fravik fra denne prosedyren skal skriftlig straks meldes Arkivleder, Arkivleder kan gi dispensasjon fra denne prosedyre Referanse Personopplysningsloven §§ 13, 28 Arkivtjenesten registrerer mottatt svar på Innsynsforespørselen, og fordeler til rett saksbehandler |